مطالعه موردی پروژه RPA پیاده شده در شرکت آزمایشگاه فنی خاک و مکانیک
خودکارسازی ثبت رسیدگی به اسناد
معرفی آزمایشگاه خاک
شرکت آزمایشگاه فنی و مکانیک خاک در سال 1334 برای اولین بار با نام شرکت مهندسین مشاور جان و مولم جهت تحقیق و مطالعه خاک‌های ایران در ساخت راه‌های اصلی تحت عنوان آزمايشگاه خاک شناسی در دانشکده فنی دانشگاه تهران فعالیت خود را آغاز نمود. در سال 1342 به استناد مصوبه شماره 4296 هیئت وزیران با نام آزمايشگاه فنی و خاک شناسی تغییر نام یافت. در سال 1350 این مرکز به دلیل حجم بالای پروژه های بخش عمرانی، راه سازی و سایر پروژه های مرتبط با وزارت راه و ترابری و مصوبه شماره 144914 هيئت وزیران با نام آزمايشگاه فنی و مکانيک خاک به وزارت راه و ترابری انتقال یافت. سپس در سال 1363 اساسنامه آن با نام شرکت سهامی آزمايشگاه فنی و مکانیک خاک به تصويب مجلس شورای اسلامی و به تاييد شورای محترم نگهبان رسید.
مقدمه
تکنیسین های بهسازان مجازی در این پروژه پس از بررسی فرایندهای اداری سازمان، توانستند فرایندهای مربوط به دریافت داده های مالی شعب شهرستان‌ها، بررسی و ثبت داده ها در نرم افزار مدیریت مالی سازمان وزارت راه و شهرسازی را به عنوان فرانیدی تکراری، زمان‌بر و مستعد خطاهای انسانی شناسایی کرده و به طور کامل خودکار سازی کنند. با پیاده‌سازی این پروژه، سرعت روند انجام این فرایند دست کم 400% افزایش پیدا کرده است.
مشکل شناسایی شده
واحد های مالی و اداری سازمان های دولتی به خصوص سازمان های مرکزی مستقر در پایتخت کشور، روزانه با داده های زیر و درشت فراوانی سروکار دارند. این داده‌های مالی شامل دسته های متعددی از جمله، اطلاعات حسابرسی هزینه ها، خرج‌کردها و درآمدهای شعب می‌شود.
در این نمونه، طی بررسی ها و جلساتی که با مسئولین محترم شرکت آزمایشگاه خاک ترتیب گرفت، در اولین پروژه دریافتیم که تعداد تقریبی 10 تَن از پرسنل واحد امور مالی و حسابداری سازمان، روزانه بخش عمده‌ی زمان خود را صرف قرائت داده های مالی از روی پرونده های چاپی صورت های مالی شهرستان ها کرده و سپس باید آنها را با رعایت برخی موارد استثنا در نرم افزار اختصاصی مالی-حسابداری سازمان درج کنند. پس از پایان ثبت موفق هر پرونده، پرسنل باید مقادیر عددی بستانکاری و بدهکاری را بررسی کرده و به عنوان یک سند جاری در نرم افزار ثبت کند. این کار از یک سو هرگونه مغایرت ثبتی را شفاف سازی می‌کرد و از سوی دیگر نشان می‌داد که یک پرونده با موفقیت ثبت شده است.
تا اینجای کار فقط پایان کار یک فرایند روزمره تیم اول بود. پس از این مرحله، نوبت تیم دوم فرا می‌رسید. تیم کنترل و بررسی مقادیر ثبتی! وظیفه این گروه 3 الی 5 نفره، بررسی مقادیر ثبتی و اطمینان حاصل کردن از درج صحیح داده های مالی بود. مشکل کار این گروه زمانی بیشتر می‌شد که مغایرت در ورودی داده ها پیدا می‌شد. حال بخش عمده‌ای از مقادیر ثبتی می‌بایست مجددا بررسی و درج شود.
مشکلات و نواقصی که در این فرایند وجود داشته، غیرقابل چشم‌پوشی بوده و خود پرسنل سازمان نیز از کند پیش رفتن عملیات مطلع بودند با این وجود تاکنون هم راه حل جایگزینی برای آن ارائه نشده بود.
بصورت عمده، برجسته‌ترین مشکلات این افراد شامل موارد زیر می‌شد:
راهکارهای پیشنهادی
1. افزایش پرسنل سازمان برای انجام هرچه سریع‌تر فرانید
2. دیجیتال کردن اسناد چاپی برای کاهش مصرف کاغذ
3. افزایش شیفت کاری و یا اضافه کاری برای انجام امور
4. استفاده از تیم برنامه نویسی برای ارتباط بین برنامه ها
5. استفاده از ربات های نرم افزاری RPA
در ادامه به بررسی هر یک از راهکارهای ارائه شده می‌پردازیم و علل انتخاب یا رد هر یک از گزینه ها را بررسی می‌کنیم:
1. افزایش پرسنل
افزایش نیروی کار با اینکه برای افزایش سرعت انجام کار منطقی به نظر می‌رسد، اما ممکن است همه اوقات، کار کافی برای آنها وجود نداشته باشد و بعضا وقت زیادی از زمان کاری شان به بطالت بگذرد. از طرفی افزایش پرسنل به معنی افزایش حقوق‌بگیر و یا عامیانه، هزینه های اضافی برای سازمان است.
نیروی انسانی همچنان معضل خطای انسانی و محدودیت های زمانی را دارد. از این رو انتخاب گزینه اول نادیده گرفته شد.
2. دیجیتال کردن اسناد
الکترونیکی کردن اسناد چاپی فرایندی ست که در سال های اخیر در اکثر سازمان های خصوصی رخ داده است. اما این فرایند زمانی کاربردی خواهد بود که هرگز به نسخه چاپی آن نیاز نباشد و نیروی انسانی حداقل تعامل را با این فایل ها داشته باشد. این گزینه اگرچه برای سازمان ارزشمند بود، اما تنها بخش کوچکی از معضل آن واحد را حل می‌کرد.
3. افزایش شیفت کاری
در سازمان های خصوصی دیده می‌شود که گاها 3 شیفت کاری خصوصا در صنایع تولیدی مشغول به کار هستند تا فرایند تولید باز نایستد. اما در واحدهای اداری این مساله کمتر دیده می‌شود. پرسنل در ساعات اداری رفت و آمد می‌کنند و به ندرت با اضافی کاری برای انجام امور وقت گذاشته می‌شود. در اینجا نیز از طرفی دولتی بودن سازمان اجازه افزایش شیفت کاری را نمی‌داد.
4. برنامه نویسی
استقرار تیم برنامه نویسی و ساخت یک برنامه جامع برای ایجاد ارتباط مابین برنامه ها و انجام فرایند های این بخش متقبل هزینه های مالی و زمانی بسیار زیادی می‌شد. با اینکه این گزینه می‌توانست مشکلات این واحد را به طور کامل حل کند، اما مورد تایید واقع نشد.
5. ربات های نرم افزاری RPA
RPA کوتاه شده عبارت Robotic Process Automation به فارسی، خودکارسازی فرایند رباتیک است. بهسازان مجازی اولین شرکت برنامه نویسی ربات های نرم افزاری و RPA در ایران بوده و در این پروژه نیز با بهره‌جویی از صنعت RPA و پیاده سازی ربات های نرم افزاری توانست معضلات شمرده شده بالا را مرتفع کند.
هرگاه به کمک ابزارهای RPA بتوان فرایندهای کامپیوتری را طوری خودکارسازی کرد که برای انجام آنها دیگر نیازی به دخالت نیروی انسانی نباشد، اصطلاحا می‌گوییم در آن بخش RPA پیاده سازی شده است.
پیاده سازی پروژه های RPA بسیار سریع بوده و حتی فرایندهای بسیار پیچیده را می‌توان در کمتر از یک هفته به کارفرما تحویل داد.
با پیاده سازی ربات های نرم افزاری بهسازان مجازی در واحد آزمایشگاه خاک سازمان راه و شهرسازی توانستیم کلیه فرایندهای انجام کار در این بخش را خودکارسازی کنیم.
در ادامه به برخی از این موارد اشاره می‌کنیم:
برخی از مزایای عمده این پروژه برای سازمان
سرعت عمل: اولین و مهم‌ترین ویژگی این پروژه که در ساعات اولیه اجرای آن نیز برای همگان آشکار بود، سرعت عمل بسیار بالای ربات RPA در ثبت داده های مالی نسبت به نیروی انسانی بود. به طوری که یک نیروی انسانی ماهر برای دریافت مقادیر مالی و ثبت داده در برنامه توازن حدود 70 الی 80 ثانیه زمان نیاز داشت. در مقابل، ربات ما توانست این زمان را از 80 ثانیه به 10 ثانیه کاهش دهد.
دقت باورنکردنی: از آنجایی که ربات ها به ذات اشتباه نمی‌کنند، ربات های نرم افزاری بهسازان مجازی نیز از این قاعده مستثنا نیستند. ثبت تمامی اطلاعات مالی در این پروژه با دقت 100% مطابق الگوریتم‌های پیاده سازی شده انجام می‌پذیرد. تنها زمانی ممکن است اشتباه رخ دهد که داده های ورودی موجود در اکسل از طرف خود سازمان به اشتباه وارد شده باشد.
بی‌نیاز به کنترل مجدد: از آنجایی که داده‌های مالی در همان بار اول، با دقت 100% ثبت می‌شوند، سازمان نسبت به کنترل مجدد داده ها بی‌نیاز می‌شود. با این کار هزینه های دوباره کاری به طور کامل حذف می‌گردد.
در ادامه سعی می‌کنیم مقایسه‌ای مختصر اما دقیق از نیروی انسانی با ربات نرم افزاری داشته باشیم:
