رانندگی خودکار کارها با RPA
راهنمایی بر خودکارسازی فرایند رباتیک
ژانویه 27, 2020
قرار دادن کار های کم ارزش در حالت رانندگی خودکار
خودکارسازی نرم افزاری، کارهای روزمره و روتین را به کارهای عالی تبدیل می‌کند!
1. مقدمه: آمدنم بهر چه بود؟
2. منظور از کارهای ارزش افزوده چیست؟
3. یک روزِ خودکار نشده: مثال از کار های بدون ارزش افزوده!
4. تاثیر خودکارسازی کارهای بدون ارزش افزوده.
5. گام هایی برای شناسایی کارهای بدون ارزش افزوده.
6. مشکل تان را حل کنید.
1. مقدمه: آمدنم بهر چه بود؟
در حال و هوای کسب و کارهای امروزی، افزایش بهره‌وری همیشه در صدر اولویت های مدیریتی قرار دارد، (و اگر برایتان جای سوال دارد که چرا این گزینه اینقدر اهمیت دارد، بهتر است نگاهی به گزارش آمار اداره کار بیاندازید که نشان می‌دهد افزایش 1.8 درصدی بهره‌وری در نیروی کار، 1.8 درصد کاهش ساعات کار را در پی داشت.) این یعنی که در صورت افزایش کیفیت در انجام کار، دیگر نیازی به اضافه کار نخواهد بود و در برخی موارد حتی ساعات روال کاری نیز کاهش پیدا می‌کند. با وجود چنین آمارهای شفافی، کارفرمایان و مدیران سازمان ها انگیزه بیشتری برای یافتن راه هایی کسب می‌کنند که در آن بتوانند امور زمان‌بری را که کارهای “کم ارزش” نامیده می‌شوند را سریع تر به انجام برسانن (و یا حتی بطور کامل حذفشان کنند).
شاید شما به عنوان مدیر بخشی در یک سازمان با مفهموم “خودکارسازی رباتیک” به خوبی آشنا نباشید، اما مطمئنا از کارهای طاقت فرسای تکراری و زمان‌بر که انجام آن برای پرنسل سازمان اجتناب ناپذیر است، آگاهی دارید. ما در کار خود به امور، “کارهای اپراتوری” می‌گوییم، کارهایی که پرسنل حین انجام آن، مدام با خود می‌گوید، “حتما باید راه بهتری برای انجام آن وجود داشته باشد.”
خبر خوش به شما، بهره‌وری جویان، راه بهتری وجود دارد
اما ابتدا بگذارید نگاهی به کار ارزش افزده و مفاهیم آن داشته باشیم.
ریشته عبارت "کار ارزش افزوده"
تعاریف متعددی برای عبارت بالا وجود دارد، اما ما تعریف حاضر را بیشتر مناسب می‌دانیم. (قسمتی از دیکشنری تخصصی کسب و کار): فعالیت هایی که باعث می‌شود تا محصول نهایی سازمان علاوه بر انتظار مشتری، ارزشمندتر از منابعی باشد که در تولید آن بکار گرفته شده اند.
در مقابل، کار بدون ارزش افزوده، به اموری دلالت دارد که نه باعث بهبود تجربه مشتری شده و نه سودی در فرایند کسب و کار دارد. بنابر تعریفی از سایت toolbox.com “اگر بتوان اموری را در فرایند سازمان حذف کرد که تاثیری بر کیفیت خدمات یا محصول نهایی نداشته باشد، آن یک کار بدون ارزش افزوده است.” این مدل از کار را، “کار زائد” نیز می‌نامند.
کار ارزش افزوده را می‌توان به هر صنعت و نقش اطلاق دارد
در حالی که مفاهیم “کار ارزش افزوده” و “کار بدون ارزش افزوده” در صنعتِ تولید روی کار آمد، اما کم‌کم وارد تمام صنایع مرتبط شد. با گسترش استفاده از تکنولوژی در تمام جنبه های کار، و تلاش شرکت ها در یاری جویی از آن برای افزایش بهره‌وری، اثر جانبی جالبی در حال روی کار آمدن است: سازمان ها در طلب بهره‌وری بیشتر، شروع به معرفی نقاط ضعفشان می‌کنند.
کار ارزش افزوده را می‌توان به هر صنعت و نقش اطلاق دارد
هنگامی که به سازمان خود فکر می‌کنید، احتمالا چندین “منبع کسب اطلاعات واحد” (SSOT – Single Source of Truth) برای کسب اطلاعات وجود دارد. به عنوان مثال، نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزاری های برنامه ریزی منابع سازمانی، برنامه های حسابداری، برنامه های بازاریابی، سیستم های ذخیره سازی اطلاعات، فرم های اکسل حاوی لیست اطلاعات مشتریان، جداول ورد، فرم مخاطبین، پرونده های کاغذی در قفسه های سازمانی. همه این موارد را با دستگاه ها و سیستم عامل هایی که برای دسترسی به این اطلاعات نیاز دارید، ترکیب کنید، حالا خود را غرق در پیچیدگی های کسب و کار خواهید یافت.
با افزایش پیچیدگی در کسب و کار، تعداد فرایندهایی که نیاز به خودکارسازی دارند نیز افزایش پیدا می‌کند. اگر “خودکارسازی” در کار نباشد، ریسک هزینه های عملیاتی، کاهش سرعت انجام کار، شانس پیشی گرفتن رقبا افزایش می‌یابد.
راه حل چیست؟ تا آنجا که امکانش وجود دارد تمام کارهای بدون ارزش افزوده را خودکارسازی کرد و با مرتبط ساختن منابع اطلاعاتی متفاوت در سازمان، هسته‌ای واحد برای “منبع کسب اطلاعات واحد” ایجاد کرد.
3. یک روزِ خودکار نشده: مثال هایی از کار های بدون ارزش افزوده!
به منظور تهیه لیستی از کارهای بدون ارزش افزوده، کافی ست یک روز کاری خود در سازمان را تصور کرده و به این فکر کنید که چه امور بیشترین زمان از ساعات کاری شما و همکارانتان را اشغال می‌کند!؟
امور مربوط به نیروی انسانی
اگر در سازمانی حداقل شانسی جهت بکارگیری ربات های خودکارسازی باشد به طوری که بیشترین تشابه را به عملکرد انسانی داشته باشند، پیاده‌سازی آن در بخش نیروی انسانی است. در واحد نیروی انسانی با وجود حجم بسیار زیاد اموری نظیر پر کردن فرم های مختلف، جمع‌آوری داده، بروزرسانی و انشار اطلاعات، و پردازش درخواست، آنقدر درگیرشان هستند که دیگر زمانی برای تمرکز بر امور اجرایی داشته باشند. در دامنه مسئولیت های مرتبط با واحد نیروی انسانی، برخی بخش ها قابلیت آن را دارند که بطور کامل خودکارسازی بشوند:
- حقوق و دستمزد
- فرم های مالیاتی
- مدیریت حضور و غیاب
- آموزش و پرورش
- گزارش گیری ها
- فرایندهای استخدام
- مدیریت پرسنل
امور مالی و حسابداری
یکی از زمینه های بسیار کاربردی برای خودکارسازی در سازمان ها که ارزش های آورده آن فرا تر از اعداد و ارقام مادی است، خودکارسازی فرایند های حسابداری و مالی است. با خودکارسازی این امور در سازمان ها، پرسنل زمان بیشتری برای مذاکره با مشتری ها، شرکت ها و همینطور تحلیل داده ها خواهند داشت. دسته های مختلفی که در این واحدها می‌توان خودکارسازی کرد (و بشدت سودآوری مالی خواهند داشت) شامل موارد زیر می‌گردد:
- فرانید های تراکنشی: خرید و پرداخت، نقد کردن پول، ثبت گزارش
- پیاده سازی فرانیدهایی جهت شتابدهی ارزش: حسابرسی و تخمین متوسط زمان برگشت سرمایه DSO
- تجزیه و تحلیل داده ها – بررسی روند پیشرفت، تصمیم گیری
- تحلیل سرمایه
- سفارش فروش
- گزارش گیری
خدمات فناوری اطلاعات، IT
اگر قرار باشد پیشبینی گارتنر، با این مزمون که فناوری اطلاعات، “عامل موفقیت و شتابدهی نوآوری های شخصی و کسب و کار ها رقابتی” خواهد بود تا سال 2020 به حقیقت بپیوندد، کارشناسان فناوری اطلاعات باید با آغوشی باز از ربات های RPA و خودکارسازی های نرم افزاری استقبال کنند تا با بهینه سازی امور روزمره خود، زمان بیشتر و با کیفیت تری برای تمرکز بر روی تحلیل و تفکر نوآورانه داشته باشند. اموری کامپیوتری که در واحد های فناوری اطلاعات زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهند شامل موارد زیر می‌شود:
- نصب نرم افزار بر روی کامپیوترهای سازمان
- دانلود، آپلود و پشتیبانی گیری (Back up)
- نظارت بر عملکرد سرور و نرم افزارها
- همسازن‌سازی، حذف و خالی کردن پوشه ها
- مدیریت فایل ها
- پردازش و ارسال ایمیل
- سایر امور مرتبط با ایمیل
تیم کنترل کیفیت
تیم تضمین کیفیت، (QA) به منظور تولید هرچه سریع‌تر محصولات با کیفیت، باید برخی از فعالیت هایش که بصورت دستی انجام می‌دهند را خودکارسازی کند. از آنجایی که معمولا اعضای تیم تضمین کیفیت، متشکل از افرادی با مهارت کدنویسی بالاست، آماده سازی برنامه های اختصاصی بسیار زمان‌بر خواهد بود. استفاده از ربات های نرم افزاری این امکان را به تیم تضمین کیفیت می‌دهد تا بخش مهمی از کار خود را خودکارسازی کنند و امور مورد نیازشان را تا 70% سریع تر انجام دهند، نظیر:
- تست عملکرد نرم افزارها
- آزمایش GUI
- اعتبارسنجی
زنجیره تامین
مشکلات متعددی برای زنجیره های تامین وجود دارد و چالش اصلی اینجاست که هنوز کاملا مشخص نیست باید بر بهینه سازی کدام یک از این مشکلات تمرکز کرد. از مهم‌ترین زمینه های بروز مشکل در زنجیره تامین می‌توان به معیار های تاخیر در عملکرد و مقابله با پیچیدگی های موجود در ارتباط بین انبارها، تاسیسات تولید، حمل و نقل، و مشتریان، اشاره کرد. هر یک از این مشکلات را می‌توان با کمک ربات های نرم افزاری و خودکار سازی موارد زیر بهینه سازی نمود:
- مدیریت موجود کالا
- برنامه ریزی تقاضا و عرضه
- مدیریت قرارداد و صدور پیش‌فاکتور
- گزارشات تعمیر و نگهداری
- مدیریت حمل و نقل
- پردازش کالای برگشتی
سایر زمینه های خودکارسازی
فرایندهای کاری که فریاد می‌زنند “خودکارم کن!” در جای جای هر سازمانی سکونت دارند. بنابراین، استراتژی خودکارسازی در سازمان باید به جنبه های حساس دیگر نیز راه پیدا کند، نظیر:
- فرایندهای مرکز ارتباطات
- مدیریت صندوق پوشش ریسک
- قیمت گذاری رقابتی
- خودکارسازی برنامه‌ریزی منابع سازمانی
- انتقال و ادغام داده میان برنامه ها
یکپارچه سازی
سازمانی که امور اداری‌اش را یکپارچه سازی نکرده باشد، و اطلاعات نرم افزاری، مالی و حسابداری هایش را در واحد های محتلف و بدون ارتباط با یکدیگر به ثبت برساند، خود سمبلی از یک سازمان ناکارامد، بی‌کفایت است. با روی کار آمد بیگ دیتا و توجه بیش از پیش به اهمیت سیستم های یکپارچه، برنامه و نرم افزارهای متعددی مورد توجه قرار گرفتند. از این میان، به برخی از ارزشمندترین های این گروه اشاره می‌کنیم:
- ادغام اطلاعات برنامه های مختلف
- انتقال داده ها
- یکپارچه سازی برنامه‌ریزی منابع سازمانی
- وارد کردن از فایل CSV
پرسنل سازمان برای پیاده سازی هر یک از موارد بالا، باید با تعداد متعددی از برنامه های سازمانی مانند، SAP، CRM، CPQ، ERP، ADP، Excel و سایر برنامه های مدیریتی و ثبتی ارتباط برقرار کند.
دوباره کاری
شاید بدترین نوع از کارهای بدون ارزش افزوده، کاری است که به خاطر بروز خطا در فرایند انجام آن و اشتباه اپراتور مجددا انجام شود با به عبارت عامیانه، دوباره کاری شود. طبق آمارهای مرتبط با سازمان های صنعتی، 30 الی 40 درصد از هزینه پروژه ها، در دوباره کاری صرف می‌شود. خودکارسازی راهی کاملا طبیعی برای اجتناب از خطاست. ربات های نرم افزاری هرگز نمی‌خوابند، حواسشان پرت نمی‌شود، حین کار سردرگم نمی‌شوند، مرخصی ندارند، و ذاتا طوری برنامه ریزی شده‌اند که اشتباه کردن بلد نیستند. احتمالا بکارگیری ربات های نرم‌افزاری برای اجتناب از دوباره کاری، ارزشمندترین ویژگی آن است.
4. تاثیر خودکارسازی کارهای بدون ارزش افزوده
خودکارسازی کارهای بدون ارزش افزوده، 6 منفعت عمده برای سازمان ها دارد.
این گزینه ها همچنین راه های خوبی برای سنجش بهره وری و تاثیر فرایند های مختلف می باشند.
4.1. صرفه جویی سالانه در ساعات کار
با بکارگیری نیروهای دانشی در انجام امور نرم افزاری بدون ارزش افزوده، آنها را از بکار بستن بهترین مهارت هایشان باز می‌دارید. به این مطالعه موردی توجه کنید که بر روی یک تیم 5 نفره در سازمانی کوچک انجام شد. اعضای این تیم به ترتیب 3%، 20%، 25%، 30%، و 70% از زمان خود را صرف امور نرم افزاری تکراری می‌کردند. پس از پیاده سازی ربات های نرم افزاری و بررسی مجدد زمان انجام هر پرسنل، درصدها برای هر پرسنل به 3%، 10%، 15%، 15%، و 10%، تنزل یافت. با حذف کارهای بدون ارزش افزوده، این فرصت به پرسنل داده می‌شود تا از زمان کار خود بهتر استفاده کنند و محصولات و خدمات بهتری ارائه کنند و در نهایت منجر به رضایت مشتری بیشتر شوند. مزایای این بخش فوق العاده ملموس است:
- کاهش هزینه های سربار
- رشد کسب و کار بدون افزایش تعداد کارمندان
- سبک‌تر کردن مسئولیت کارکنان جهت افزایش نوآوری و تمرکز بر کارهای ارزش افزوده
مزیت تجاری: افزایش وسعت کسب و کار
4.2. کاهش و حذف خطا ها
تاثیر تنها یک خطا در امور اداری سازمان می‌تواند نجومی باشد. یک خطای ساده می‌تواند از داده های مالی گرفته، تا رضایت مشتری و در نهایت تمام واحدهای حسابداری سازمان را تحت تاثیر قرار دهد؛ و زمانی که هزینه های صرف شده بابت جبران آن خطا را بررسی کنیم، به وضوح درک خواهیم کرد که چقدر یک خطای کوچک و ناچیز می‌تواند مشکل ساز باشد. هنگامی که فرایند های بدون ارزش افزوده را خودکارسازی کنید، احتمال بروز خطاهای انسانی را به طور کلی از معادله حذف می‌کنید و امور نرم افزاری، هر دفعه بدون نقص و خطا انجام می‌شوند. کاهش خطا، مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:
- کاهش متغیرهای انجام امور نرم افزاری
- بهینه سازی در امور ثبتی و اداری سازمان
- افزایش اطمینان در صحت و یکپارچگی داده ها
مزیت تجاری: افزایش چابکی و هوش تجاری سازمان
4.3. فرایند های ساده و تاثیرگذار
فرایندهای ثبتی و انتفال داده های مالی در ظاهر بسیار ساده هستند. زیرا تنها چند پرسنل ساده با حداقل دانش کامپیوتری می‌توانند این امور را انجام دهند. اما بحران زمانی رخ می‌دهد که در انتفال و درج داده ها، فقط یک ردیف یا عدد را اشتباه جاگذاری کنند، این یک اشکال ساده می‌توانند در تمام اطلاعات مالی تاثیر منفی بگذارد. همین یک اشتباه کافی ست تا رقبای شما از شما پیشی بگیرند و مشتریانی که می‌توانستند برای شما باشند، اکنون به رقیبانتان پیوسته اند. با خودکارسازی این امور فرصت های تازه‌ای برای سازمان شما پدید خواهد آمد:
- کاهش زمان انجام کارهای بسیار حساس و دقتی
- کاهش چشمگیر اشتباهات در ورود اطلاعات
- بهبود رضایت مشتری
- افزایش بازدهی و بهبود معیارهای سنجش کسب و کار
مزیت تجاری: بهبود گزاره ارزش سازمان
4.4. بهبود تجربه پرسنل
جای تعجب ندارد که پرسنل سازمان زمانی که احساس کنند کارشان با ارزش است و با سهمی که در سازمان دارند، به پیشرفت و توسعه آن کمک می‌کنند، از خود و عملکردشان احساس رضایت می‌کنند. تحقیقات حاکی از آن است که 10 الی 25 درصد از زمان کاری یک پرسنل متوسط در سازمان، به انجام امور تکراری و غیرضروری اختصاص میابد. اموری که در حل مسائل تجاری سازمان فایده چندانی ندارد و از طرفی هیچ تاثیری در تمایلات خلاقانه پرسنل ندارد. با افزایش پیچیدگی های روزمره در کسب و کار و روی کار آمدن فناوری های بیشتر در محیط کار پرسنل سازمان، درصد این امور تکراری افزایش پیدا کرده و عدم رضایت پرسنل سازمان را بیش از پیش افزایش می‌دهد. با سبک تر کردن مسئولیت های پرسنل و اپراتورهای سازمان با استفاده از ربات های نرم افزاری RPA، می‌توانید:
- کیفیت انجام کار را بهبود بخشید
- از تلنبار شدن کارها بکاهید
- بهره‌وری پرسنل را افزایش دهید
- کاهش گردش نیروی کار (استخدام و اخراج)
مزیت تجاری: بهبود بهره‌وری
4.5 بهبود رضایت مشتری
بروز اشتباه در سفارش مشتری می‌تواند هزینه گزافی برای سازمان داشته باشد. حتی ممکن است بهای سنگین از دست دادن مشتری را متحمل شوید. به گفته شرکت ALOM، پیشرو در مدیریت زنجیره تامین، این مساله را اینطور بیان می‌کند که طبق بررسی های سالانه در سازمان خود دریافتند: نرخ خطای 1% برابر با 7% افت در سود نهایی سازمان خواهد بود علاوه بر اینکه به شدت تاثیر نامطلوبی بر روی رضایت مشتری می‌گذارد. با خودکارسازی اموری که می‌توانند مستقیما بر روی مشتری تاثیر بگذارند (سفارش‌گیری، حمل و نقل، پشتیبانی و …) سازمان ها می‌توانند:
- تجربه و رضایت مشتری را بهبود بخشند
- محصولات و خدمات بهتری ارائه دهند
- حس مثبتی را نسبت به خود در بازار ایجاد کنند
مزیت تجاری: بهبود شهرت تجاری و دید عمومی
4.6 رعایت بهتر مقررات سازمانی
اگر پرسنل سازمان وقت خود را صرف چک کردن و دابل چک کردن اطلاعات ثبتی کنند، نه تنها در حال هدر دادن وقت ارزشمند هستند، بلکه ممکن است خطاهایی را بیابند که اصلاح کردنشان دیگر فایده‌ای برای سازمان نداشته باشد. (لازم نیست به مسائل اداری و مالیاتی اشاره کنیم که ممکن است جریمه های سنگین دولتی را به همراه داشته باشد) با خودکارسازی این امور اداری می‌توان از بروز کلیه خطاهایی که ممکن است در تکمیل فایل های قانونی پیش آید جلوگیری کرد. هرطور که حساب کنید، این یک سرمایه گذاری برد-برد خواهد بود خصوصا در زمینه های:
- کاهش زمان حسابرسی
- کاهش محدودیت، تاخیر و جریمه های مالیاتی
مزیت تجاری: ساده سازی و خودکارسازی امور قانونی و حفاظت از اطلاعات
جایگزین های خودکارسازی
با دقت هرچه تمام به امور نرم افزاری و اداری سازمان خود نگاه کنید و حین انجام کارها، چنین سوالاتی را از خود بپرسید:
- آیا برای تحلیل اطلاعات باید به واحد های متعددی در سازمان رجوع کنم؟
- آیا زمان قابل توجهی را برای جابجایی اطلاعات از واحدی به واحد دیگر صرف می‌کنم؟
- آیا وقت پرسنل برای جستجوی، مسیردهی، وارد کردن و ذخیره کردن اطلاعات تلف می‌شود؟
- آیا اشتباهات و خطاهایی در کار رخ می‌دهد که باعث افت عملکرد و بهره‌وری سازمان می‌شود؟
چنین سوالاتی را از خود بپرسید:
چرا کار ها را به روش فعلی انجام می دهیم؟
یکی از نشانه های بارز کارهای بدون ارزش افزوده، زمانی ست که پرسنل برای کامل کردن کاری، باید اطلاعات را از واحد های مختلف دریافت کرده و ثبت کنند. اموری که نیازمند جابجایی اطلاعات بصورت دستی هستند و باید تایید اپراتور خاصی را کسب کنند نیز در این دسته قرار می‌گیرند. اولویت اول خودکارسازی، یکپارچه سازی و ادغام این امور کاری است تا دخالت نیروی انسانی در انجام آن به حداقل برسد.
به نقاط عملیاتی در سازمان دقت کنید که چندین منبع مختلف برای جمع آوری اطلاعات وجود دارد.
یعنی از نتیجه گیری در مورد یک گزارش، از چند واحد مجزا باید گزارش تهیه شود.
تنها با نگاه کردن به امور نرم افزاری می‌توان دریافت که چه اموری بیشتر از بقیه، باعث کاهش بهره‌وری شما می‌شود. خیلی از اوقات، یک پرسنل در یک دپارتمان، مشکلی را شناسایی می‌کند که قابلیت خودکار شدن دارند. اما برای اینکه پیاده سازی ربات های نرم افزاری و خودکار سازی به نفع تمام قسمت های سازمان تمام شود، باید فرایند هایی را شناسایی کرد که در سود نهایی تاثیر منفی می‌گذارند.
ابتدا به دنبال فرایند هایی باشید که پتانسیل خودکارسازی بالاتری دارند و آنها را امتحان کنید.
سپس به دنبال گام های دوم و سوم خودکارسازی بگردید و فرایند های بیشتری را بیابید.
هدف از خودکارسازی، ایجاد فرصت های تازه ای برای سازمان در پیش بینی روند کار است. با خودکار کردن امور، می‌توان به سادگی مدت زمان انجام امور، و حجم کار را در بلند مدت بررسی کرد. با این اطلاعات می‌شود میزان سوددهی سازمان، بازگشت سرمایه و این گونه اطلاعات را محاسبه کرد. با خودکارسازی امور اداری، می‌شود با دقت بسیار بیشتری معیارهای توسعه سازمان را محاسبه و اولیت بندی کرد.
ارزش خودکارسازی فرانید های خود را محاسبه کنید.
همین حالا، مشکلات را حل کنید!
حل مشکلات و خودکارسازی کارهای بدون ارزش افزوده در کمتر از یک روز کاری قابل انجام است. تیم بهسازان مجازی نه تنها ابزار این کار را رایگان در اختیار شما قرار می‌دهند، بلکه جهت سفارشی سازی ربات های نرم افزاری خدماتی نظیر مشاوره و بررسی حضوری رایگان را ارائه می‌کنند. باشد که بدین ترتیب بهره‌وری، بازده و عملکرد سازمان شما توسعه یابد.
