خودکارسازی فرانید رباتیک، RPA، شاید بیشتر به اصطلاحات داستان های علمی تخیلی شباهت داشته باشد، اما برای بسیاری از سازمان ها، بخشی ضروری و جدایی ناپذیر در انجام فرانید های نرم افزاری روزمره است که سود قابل توجهی را عاید سازمان میکند. خوب، حال این سوال مطرح میشود که RPA دقیقا چیست و چه آوردهای برای سازمان شما خواهد داشت؟
خودکارسازی فرایند رباتیک به معنی بکارگیری “ربات های نرم افزاری” در به انجام رساندن عملیات و تراکنش های نرم افزاری میان برنامه های کامپیوتری است، دقیقا همانند کاری که یک اپراتور انسانی انجام میدهد. اولویت بکارگیری ربات های نرم افزاری RPA در یاری رساندن به سازمان در انجام عملیاتی است که داخل کامپیوتر پرسنل اداری سازمان صورت میگیرد و اکثرا ماهیت مشابهی دارند، از جمله ویژگی های آنها: تکراری بودن، روزمره بودن و به ترتیب انجام شدن مراحل است.
اگرچه ممکن است برای برخی، اصطلاح RPA، خودکارسازی فرایند رباتیک، تصویر کارخانه ای با خط تولید مجهز به ربات های بزرگ را تداعی کند، اما “ربات” های بکار رفته در صنعت RPA نمود فیزیکی ندارند؛ بلکه RPA به ربات های نرم افزاری اشاره دارد که با کمک هوش مصنوعی و برنامه ریزی دقیق میتوانند کلیه فرایند های نرم افزاری در یک کامپیوتر را به جای انسان انجام دهند.
در واقع، ربات نرم افزاری به عنوان یک “پرسنل دیجیتالی” ایفای نقش میکند و وظیفهاش انجام امور طاقت فرسا، تکراری و زمانبری است که بصورت عادی زمان زیادی از ساعات کاری نیروی انسانی را به خود اختصاص میدهد. استفاده همزمان از چندین ربات برای انجام فرایند های نرم افزاری مختلف مانند نیروی کار دیجیتالی میماند که همراه با نیروی انسانی و در تعامل با یکدیگر فعالیت میکنند. نیروی کار مجازی و نیروی کار انسانی، هردو در یک محیط کامپیوتری فعالیت میکنند و هردوی این گروه ها به نرم افزارها و اطلاعات یکسانی دسترسی دارند. با این تفاوت که امور تکراری، زمانبر و ترتیبی، توسط ربات ها صورت میگیرد و اموری که نیاز به تصمیم گیری، قضاوت و بررسی های شخصی دارند، توسط نیروی انسانی انجام میپذیرند.
یک ربات نرم افزاری میتواند امور کامپیوتری متعددی را ترتیب اثر دهد، و هرگز به یک کاربرد ساده و ثابت محدود نمیشود. به عنوان مثال میتواند داده های مالی را در ساعات غیر اداری (مثلا 12 شب تا 6 صبح) با دقت 100 درصد صحیح، در برنامه های مختلف مدیریت مالی و حسابداری درج کند، و صبح فردا آماده تحویل گزارشات به مدیران مسئول باشد. در مقابل، انجام فرایند مشابه توسط نیروی انسانی ممکن است روز ها به طول انجامد و در ساعات کاری ارتکاب تعدادی خطا انجام پذیرد.
RPA میتواند ربات های نرم افزاری را به گونهای برنامه ریزی کند تا مراحلی که اپراتورهای انسانی برای انجام امور نرم افزاری در برنامه های مختلف طی میکنند را بیاموزند و از آن پس بدون حضور نیروی انسانی، عینا همان امور نرم افزاری را تکرار کنند. به عنوان مثال، اطلاعات فرم اجناس فروش رفته شرکت را از فایل اکسل استخراج میکنند، برنامه حسابداری را باز میکنند، مقادر استخراج شده از فایل اکسل را در داخل برنامه حسابداری با دقت صد درصد درج میکنند.
قابلیت های ربات های RPA جدا حد و مرز ندارد. اما بهترین کاربردهای آن در انجام امور تکراری، و تعاملات قابل پیشبینی است. ربات های نرمافزاری با تقلید از عملیات نیروی انسانی و یادگیری از آنها میتوانند امور مشابه را تکرار کنند. حتی این قابلیت را دارند که در برخی موارد، شرایط را برایش تعریف کرد و تصمیم گیری ها را نیز به ربات سپرد.
از ابتدا تا انتهای امور نرم افزاری فرایند های کامپیوتری را میتوان با حداقل دخالت نیروی انسانی، به ربات ها آموزش داد. در این مواقع، نیروی انسانی نقش نظارتی دارد و تنها در صورتی که استثنایی رخ دهد، مداخله میکند.
نیروی کاری را تصور کنید که هیچ محدودیتی در یادگیری مهارت های کامپیوتری ندارد. غذا نمیخورد، خسته نمیشود، نمیخوابد، استراحت نمیکند، مرخصی ندارد. هرچه بیشتر آموزش ببیند، بهرهوری بیشتری برای سازمان دارد. حجم کار برایش فرقی نمیکند؛ میتواند هم در مقیاس کوچک و هم در مقیاس بزرگ با کیفیتی مشابه انجام وظیفه کند. و در نهایت این شانس را به نیروی کار متخصص میدهد تا از تخصصشان در اموری استفاده کنند که اولویت بالاتری برای سازمان دارد.
مزایای مالی و غیرمالی RPA آنقدر وسیع و گسترده است که سال ها و حتی دهه ها به طول میانجامد تا به پتانسیل های واقعی آن دست پیدا کنیم، و در حال حاضر تنها سر سوزنی از این قابلیت ها را کشف کرده ایم. در ادامه به برخی از مزیت های عمده این صنعت اشاره میکنیم:
بکارگیری استراتژیک منابع
بهترین فرانیدها و فعالیت های مناسب برای ربات های نرم افزاری، اکثرا امور کامپیوتری تکراری، طاقت فرسا و حوصله سربرند که کارمندها از آن گریزان هستند و به هیچ وجه لذتی از انجام آن امور حاصل نمیکنند. با انجام این امور توسط ربات های RPA، زمان کافی برای نیروی انسانی فراهم میشود تا بیشتر تمرکز و ساعات کاری خود را بر روی وظایف نسبتا پیچیده معطوف کنند. فرایندهایی که نیاز به قابلیت ها و توانایی های انسانی دارند؛ نظیر: استدلال، تجربه، قضاوت، تصمیم گیری، و تعامل با مشتریان.
حفظ و نگهداری کارکنان
RPA رابطهای همافزا میان ربات های نرمافزاری و نیروی انسانی برقرار میکند. به شکلی که ربات ها مشغول انجام امور کسل کننده و تکراری میشوند که انسان ها از انجام آن سر باز میزنند. با این ساختار تازه در سازمان، میتوان نیروی انسانی رهاشده از چنگال امور تکراری، ثابت و خسته کننده را در امور با اهمیتتر و سودمندتر بکار گرفت. حالا همان کسانی که از شغلشان خسته شده بودند، احساس با ارزش بودن میکنند و همینطور میتوانند راهبردی تر فکر کنند و در نقش خود بهتر ظاهر شوند؛ و در نهایت انگیزه بسیار بیشتر برای حضور در سازمان پیدا میکنند.
افزایش بهرهوری و کارایی
ربات های RPA میتوانند با افزایش سرعت در انجام امور، دقت، کاهش زمان پردازش، حذف خطاها و دوره های آموزشی، به مراتب بهرهوری بسیار بیشتری در مقایسه با نیروی کار انسانی داشته باشند. برخلاف انسان، یک ربات میتواند بصورت 24 ساعته در 7 روز هفته، تمام طول سال کار بکند. بر اساس موسسه هوش مصنوعی و خودکارسازی فرایند رباتیک، IRPAAI، یک ربات نرم افزاری ساده میتواند کار 2 تا 5 برابر نیروی انسانی تمام وقت را انجام دهد.
خدمات مشتری بهتر
چه باور بفرمایید یا خیر، بکارگیری ربات های RPA از جنبه انسانی در خدمات به مشتری، نیز تاثیر مثبتی دارد. اگر درخواستهایی که از طرف مشتریان برای سازمان شما ارسال میشود دارای الگوی ثابت و مشابهی است، میتوان یک ربات نرم افزاری را با بانکی از سوالات رایج و پاسخ آنها تجهیز کرد تا ربات در کسری از ثانیه بدون معطل نگه داشتن مشتری، پاسخ آنها را ارسال کند. سازمان هایی که درخواست های زیادی از طرف مشتری دریافت میکنند، میتوانند پاسخ های متداول را برای آنها خودکارسازی کنند و این شانس را به نیروی پشتیبانی بدهند که در امور پیچیده تر تمرکز کنند و به طور کل رضایت مشتریان را افزایش دهند.
صرفه جویی در هزینه ها
پر واضح است که RPA میتواند صرفه جویی های هنگفتی برای سازمان به ارمغان آورد. خودکارسازی فرایند رباتیک میتواند 24 ساعته در تمام روزهای سال کلیه امور نرم افزاری سازمان را با دستمزدی غیر قابل مقایسه با نیروی کار انسانی انجام دهد. یک ربات نرم افزاری دستمزدی معادل با یک سوم حقوق کارمندان تمام وقت کشور های در حال توسعه و یک پنجم کارمندان تمام وقت کشورهای توسعه یافته خواهد داشت.
افزایش دقت
چه خوشمان بیاید یا نه، همه ما انسان هستیم. بروز اشتباه در کار اجتناب ناپذیر است، خصوصا زمانی که با امور تکراری و کسل کننده سروکار داشته باشیم. حتی در یک روز کاری خوب نیز از انسان ها انتظار درصد مشخصی از خطا میرود. ربات ها به گونهای برنامه ریزی شده اند که مو به مو، خط به خط از دستورها پیروی کنند (و هرگز در این فرایند اشتباه نمیکنند). با ثبات، یکپارچه و بدون خستگی میتوانند هربار یک فرایند ثابت را به شکل یکسان، بدون خطا انجام دهند.
انعطاف پذیری و مقیاس پذیری
RPA این امکان را به شما و سازمان شما میدهد تا در صورت افزایش تقاضا برای فرانیدی خاص، چندین ربات مشابه را تنها با کپی کردن در سیستم های مختلف، بکار گرفت. وقتی یک فرایند نرم افزاری در سازمان به عنوان فرانیدی تشخیص داده شود که قابلیت خودکار سازی دارد، میتوان هر تعداد ربات نرم افزاری RPA را برای پیاده سازی آن فرایند بکار بست. از آنجایی که ربات ها مانند انسان ها نیازی به آموزش های طولانی ندارند، هنگامی که فرایندی با اولویت بالاتر پیش آمد، میتوان وظایف و عملکرد ربات ها را متناسب با فرایندهای مورد نیاز تغییر داد و ربات ها را مجددا برنامه ریزی کرد.
رعایت مقررات
ربات های RPA در صنایعی مانند خدمات مالی و بیمه بسیار حیاتی و حائز اهمیت هستند. ربات ها تقلب نمیکنند اطلاعات را دستکاری یا سرقت نمیکنند. تمام جزییات عملیات ربات های نرم افزاری ثبت و ضبط میشود و در آینده برای حسابرسی قابل ارائه و استناد خواهد بود. به همین خاطر دیگر سازمان ها نگران نظارت بر انجام امور ثبتی نرم افزاری و خدشه دار شدن امنیت نخواهند بود.
غیر تهاجمی
RPA بر خلاف مدل های سنتی آیتی، نیاز به هیچگونه دگرگونی در زیرساخت های سخت افزاری یا نرم افزاری سازمان ندارد. هیچ یک از سیستم های فعلی سازمان شما برای پیاده سازی و اجرایی کردن ربات های RPA نیاز به تغییر ندارند. نیروی کار دیجیتال فقط فرانیدهای انجام کار را از اپراتورهای انسانی یاد میگیرد و مانند خود آنها روی سیستمشان تکرار میکند. زمانی که معین کردید چه فرایندی برای RPA مناسب است، ربات های نرمافزاری وارد کار شده و در کمتر از یک هفته کلیه امور را فرا میگیرند. تعریف فرانید های جدید برای ربات هایی که از قبل روی سیستمی پیاده سازی شده بودند دیگر زمان خاصی نیاز ندارد و یک روزه قابل تغییر و انجام است.
RPA میتواند کاربرد های متعددی در امور تجاری داشته باشد. در ادامه با تعدادی از این امور که RPA در آن نقش موثری برای پیشرفت سازمان داشته است را خواهید دید:
در ادامه، گزینه “مدیریت منابع انسانی” را به عنوان مثال در قالب یک سناریوی رایج در سازمانی که به RPA مجهز شده است بررسی میکنیم.
مدیران و مسئولان واحد منابع انسانی در سازمان های بزرگ به هنگام جذب و استخدام نیروی کار تازه وارد بدون شک باید فرم های بسیار زیادی را برای پرسنل جدید ایجاد کنند، اطلاعات را وارد کنند و مراحل تکراری فراوانی را برای هر ورودی جدید طی کنند. کلیه این مراحل طی چند دقیقه توسط ربات های نرم افزاری قابل انجام است.
مثال عملیاتی:
ربات را فعال میکنیم. ربات برای دریافت اطلاعات از نیروی کار جدید فعال میشود و آماده به خدمت است. ایمیل های متقاضی های جدید را دریافت میکند. اگر اطلاعات به درستی ارسال شده بودند، جزییات متقاضی را در سامانه ثبت نام میکند. اگر اطلاعات ناقص بودند، از طرف ربات ایمیلی مبنی بر ناقص بودن داده های ورودی به متقاضی ارسال میگردد و اشکال کار را به وی تذکر میدهد. این فرایند را آنقدر ادامه میدهد تا ورودی های صحیح را از متقاضی دریافت کند. ربات سپس وارد سامانه ثبت پرسنل شده و درست مانند یک کارشناس مدیریت نیروی انسانی فرایند ثبت نام پرسنل تازه وارد را کامل میکند. شرایط حقوقی، آدرس، اطلاعات تماس، تجهیزات مورد نیاز با کار متقاضی، اطلاعات امنیتی ورود به سازمان و …. را تکمیل میکند.
حال این مثال ساده را برای هزاران پرسنل و نیروی انسانی جدید در سازمان تصور کنید. حجم فرایند های تکراری و خطاهایی که ممکن است در این میان رخ دهد، باورنکردنیست. این سناریو ساده ترین محیط برای ورود ربات های خودمختار است. RPA میتواند به گونه ای تنظیم شود که تمام این مراحل روزمره و تکراری را عینا مانند یک کارشناس منابع انسانی انجام دهد، منتها به دفعات سریعتر، با بهرهوری بیشتر و در مقایسه با انسان تقریبا رایگان است.
بر خلاف باور های اشتباه سنتی که ربات ها، فرصت های شغلی برای نیروی انسانی را به خطر میاندازند، باید این مساله را به فال نیک گرفت، زیرا باید انسان ها را در جایگاه هایی بکار گرفت که مهارت های انسانی مورد نیاز است. مثلا از نیروی انسانی در واحد کسب و کار برای ایجاد شرح وظایف جدید، مذاکره با بنگاه های کاریابی، بررسی کارکنان با استعداد و جذب در امور مختلف بهره جست. کارشناس منابع انسانی نیز میتواند مسائل غیر روتین را که ربات های RPA توانایی انجامش را ندارند، بررسی و مدیریت کند.
ربات های نرمافزاری RPA بخشی عمده صنعت رباتیک و خودکارسازی در سازمان های مدرن هستند. موج نیروی کار دیجیتالی و پرسنل مجازی اجتناب ناپذیر است. مساله اصلی اینجاست که سازمان شما، چه زمانی قصد دارد از این صنعت برای افزایش بهرهوری و توسعه خود استفاده کند.
برای اینکه دریابید RPA برای سازمان شما مناسب است یا خیر، سعی کنید به سوالات زیر پاسخ دهید:
اگر پاسخ شما به سوالات بالا مثبت است، بدین معنی است که RPA میتواند راه حل نهایی جهت افزایش بهرهوری نیروی کار در سازمان شما باشد.
سازمان هایی که در فرایند کاری خود، روزانه با حجم زیادی از پردازش های نرم افزاری سروکار دارند، میتوانند به یاری ربات های نرم افزاری RPA قابلیت های خود را ارتقا دهند و در وقت و هزینه، صرفه جویی های هنگفتی کنند.
وظایف تکراری، و انجام دستی امور برای انسان ها، کسل کننده بوده و برای کسب و کار ها نیز هزینه های بسیار سنگینی به همراه دارد. خودکارسازی فرایند رباتیک با اتوماتیک کردن این امور، باعث میشود که یک سازمان نه تنها بهرهوری هزینه بهتری داشته باشد، بلکه بسیار واکنشپپذیر و رقابتی تر شود. در عین حال، کیفیت کار ارتقا پیدا کرده و کارمندان، وقت بیشتری برای عملیات رده بالا و تحلیلی خواهند داشت.
مزیت های ربات های نرم افزاری RPA آشکار است. در هر حال، ربات های نرم افزاری، همانند هر فناوری تازه ای که در مقیاس کلان بکار گرفته میشود، عاری از نقص نیستند و هیچگاه نمیتوان گفت 100 درصد بهترین است، زیرا عملکرد ربات ها وابسته به مدل های برنامه ریزی و طراحی هایی است که انسان ها روی آن پیاده و اجرا میکنند. به بیان دیگر، ربات ها تنها دستوراتی که برایشان تعریف شود را انجام میدهند. بنابراین، مهمترین اصل در پیاده سازی و اجرایی کردن ربات های نرم افزاری، طراحی و تعریف عملکرد آنهاست. از این رو، نیاز به گفتن نیست که مشاوره و همکاری با یک تیم حرفهای و با تجربه در صنعت RPA، و کارشناسانی که درک درستی از ربات های نرم افزاری داشته باشند باید در اولویت اول سازمانی باشد که قصد بکارگیری ربات های نرم افزاری را دارد.
با RPA چه میتوان کرد؟ چه کاربردی در سازمان شما دارد؟ چطور میتوان بدون گسترش سازمان، از فناوری در جهت ارائه خدمات بهتر به مشتریان بهره برد؟
اگر به دنبال تجهیز سازمان خود به فناوری ربات های نرم افزاری RPA هستید و یا قصد کسب اطلاعات بیشتری در این زمینه دارید، با ما تماس حاصل فرمایید و از مشاوره رایگان ما بهرهمند شوید.