خودکارسازی سامانه سما

مطالعه موردی پروژه RPA پیاده شده بر روی نرم افزار مدیریت امور دانشگاهی سما

robotic process automation

معرفی سامانه سما

         نرم افزار سما، یک نرم افزار مدیریت و برنامه ریزی امور دانشگاهی است. این نرم افزار در کلیه دانشگاه های غیر‌انتفاعی و برخی دانشگاه‌های دولتی کشور از جمله دانشگاه شمال آمل، علوم و فنون بابل، علامه محدث نور، و … مورد استفاده قرار می‌گیرد.

         شرکت نرم افزاری سما سامانه در سال 1377 با طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت آموزش دانشگاه بوعلی سینا فعالیت خود را تحت عنوان گروه نرم افزاری سما آغاز کرد و در سال 1383 با نام نرم افزار سما سامانه به ثبت رسید. سما سامانه یکی از رایج ترین و پرکاربرد ترین نرم افزارهای مدیریت سامانه های آموزشی دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی است.

robotic process automation

کاربردهای نرم افزار سما

         نرم افزار سما کلیه فرایند انتخاب واحد دانشجویان، برنامه های روزانه، جزییات نمرات و دروس را به دانشجویان نمایش می‌دهد. اساتید دانشگاه نیز از همین سامانه برنامه های کلاسی خود را مشاهده کرده و همچنین نمرات دانشجویان را از این طریق وارد می‌کنند.

مشکل شناسایی شده

         یکی از معضلاتی که پرسنل واحد آموزش دانشگاه‌ها در آغاز هر ترم تحصیلی با آن مواجه هستند، ثبت و بارگذاری اطلاعات دروسی است که باید برای دانشجویان ارائه شود. تا ازین طریق، دانشجویان لیست دروس را مشاهده کرده و سپس اقدام به انتخاب واحد کنند.

         مشکل کار زمانی پدید می‌آید پرسنل آموزش باید کلیه متغیرها یک به یک از فایل یا برگه‌ای خوانده و داخل نرم افزار سما، درج کند. اطلاعاتی که پرسنل دانشگاه در برنامه سما وارد می‌کند شامل: نام درس، کد درس، گروه درس، ظرفیت کلاس، نام دانشکده، نام استاد، شماره کلاس، ساعت شروع و پایان کلاس، تاریخ و زمان امتحان و از این دست اطلاعات می‌شود.

         ثبت این اطلاعات بصورت سنتی و دستی در نرم افزارهای مدیریت دانشگاهی بسیار زمان‌بر بوده و از طرفی اشتباهات انسانی زیادی نیز رخ می‌دهد.

راه حل

         ما با تربیت و پیاده سازی یک ربات نرم‌افزاری توانستیم کلیه فرایندهای ثبت و درج اطلاعات را در نرم افزار سما خودکارسازی کنیم.

         فرایند انجام کار به این صورت است که پرسنل دانشگاه تنها کافیست، اطلاعات ترمی را در یک فایل اکسل ثبت کند، و سپس ربات نرم افزاری ما را اجرا کند.

         کلیه فرایند ثبتی که بصورت سنتی ساعت ها و روزها به طول می‌انجامید، اکنون در کمتر از 5 دقیقه انجام می‌شود. فراموش نشود که دقت ثبت اطلاعات 100% بوده و کوچکترین خطایی در ورود داده ها رخ نخواهد داد.

نمونه پیاده سازی شده

          این محصول برای اولین بار به طور آزمایشی در اداره آموزش دانشگاه شمال پیاده‌سازی و آزمایش شد. سپس به عنوان یک محصول تجاری به دانشگاه علوم و فنون بابل بفروش رسید. با توجه به نیازسنجی های صورت گرفته، این محصول نیاز قابل توجهی را در دانشگاه ها حل می‌کند. لازم به ذکر است که مدت زمان پیاده سازی این پروژه کمتر از 1 ساعت می‌باشد.