انتشارات توسعه دهندگان

مطالعه موردی پروژه پیاده شده در انتشارات توسعه دهندگان (نوادگان کوروش)

robotic process automation

معرفی سازمان

          انتشارات توسعه دهندگان در سال 1380 در آمل تاسیس شد. فعالیت اصلی این انتشارات، تحریر، نشر و فروش آثار فرهنگی و آموزشی می‌باشد. انتشارات توسعه دهندگان در زمان انجام پروژه مورد بحث (سال 1396) نزدیک به 100 تن کارمند تمام وقت در اختیار داشته است. بخش های کلیدی این سازمان شامل واحد مدیریت، حسابداری، فروش، پشتیبانی، انبارداری، تولید و ارسال می شود.

مقدمه

          کارشناسان تیم بهسازان مجازی، با کمک پرسنل فروش و حسابداری انتشارات توسعه دهندگان، موفق به شناسایی چالش جمع‌آوری و ثبت داده های مربوط به فروش و صدور اسناد مالی شدند. این فرانید بصورت دستی بسیار زمان‌بر، و همچنین مستعد خطاهای بسیار زیاد بود. پس از ارائه راهکار پیشنهادی، این مساله به طور کامل از حالت دستی و سنتی به اتوماتیک و نرم افزاری تبدیل شد.

مشکلات شناسایی شده

          یکی از رایج‌ترین مشکلات سازمان های بزرگ، سروکار داشتن با حجم بسیار زیاد داده هاست. حال این داده ها ممکن است مربوط به اسناد مالی، حسابداری، تجاری و غیره باشد. زمانی که سازمانی دارای شعب متعدد در سراسر کشور باشد، تمرکز بر جمع آوری داده ها و یکسان سازی آنها نیز چالش برانگیز خواهد شد.

          در نمونه مورد بحث، تیم فروشندگان انتشارات توسعه دهندگان که نزدیک به 100 تن می‌شدند، روزانه بر اساس یک لیست با مشتریان خود تماس حاصل می کردند و پس از موفقیت آمیز بودن مذاکره و ختم شدن تماس به فروش، اطلاعات مورد نیاز را ثبت می کردند.

          این اطلاعات شامل مواردی نظیر، نام و کد مسئول فروش، نام محصول به فروش رسیده، قیمت محصول، درصد تحفیف، تاریخ فروش، نام خریدار، استان و شهر شخص خریدار، تعداد محصول به فروش رسیده و…

          این اطلاعات گاهی در برگه های کاغذی و در برخی موارد در فایل اکسل ذخیره سازی می‌شد. در پایان روز کاری همه 100 تن فروشندگان اطلاعات مربوط به روز کاری خود را به تیم حسابداری تحویل می دادند. با یک حساب سرانگشتی می‌توان دریافت که اگر هر فروشنده در روز تنها 10 الی 15 محصول به فروش برساند، در پایان روز کار، این 100 تن چیزی در حدود 1000 الی 1500 محصول را فروخته اند. حال تصور کنید تیم حسابداری یا چه حجم عظیمی از اطلاعات سروکار پیدا خواهد کرد.

          از طرفی خود اشخاص فروشنده هم صلاحیت لازم برای ثبت مستقیم در پایگاه های داده حسابداری سازمان را ندارند.

به تصویر زیر توجه کنید:

       

همانطور که مشاهده می فرمایید، اعضای تیم حسابداری برای ثبت سند حسابداری بابت فروش هر محصول می بایست حدود 20 متغیر را در نرم افزاری حسابداری ثبت کنند. حال در نظر بگیرید ثبت 1000 سند از 1000 محصول متفاوت چقدر طول می کشد. اگر زمان میانگین ثبت هر محصول 2 دقیقه به طول بیانجامد، فکر می کنید ثبت 1000 محصول چقدر طول خواهد کشید؟

هر محصول (120 ثانیه) x 1000 محصول =  (120،000 ثانیه) یا 33 ساعت

          طبق محاسبه ساده‌ی بالا دیدیم که یک نیروی حسابدار برای ثبت داده های فروش و ثبت آن در برنامه حسابداری مربوط به یک روز کاری به 33 ساعت زمان نیاز دارد. انجام این کار توسط یه نیروی کار عملا غیر ممکن است، به همین منظور انتشارات از تعداد اعضای بیشتری برای امر حسابداری استفاده می‌کرده است.

         پس تا اینجای کار دریافتیم که ثبت داده و جابجایی زیادی در اطلاعات داشتیم و از طرفی نیرو و زمان زیادی صرف ثبت همین داده ها می شد. در ادامه به بررسی مشکلات موجود در این روش می پردازیم.

   این فرایند دچار معضلات کلیدی زیر می باشد:

robotic process automation

راهکار ما

          ما تصمیم گرفتیم یک فرمت استاندارد برای ثبت اطلاعات فروش ایجاد کنیم. سپس با همه فروشندگان هماهنگ کردیم تا به شیوه‌ای که ما معین کردیم داده هایشان را ثبت کنند. در پایان ساعت کاری همه اعضای تیم فروش باید فایل مربوط به خود را با در آدرس مشخصی در شبکه که به سیستم حسابداری وصل می شد کپی کنند.

          فرد حسابداری این فایل ها را در یافت می کرد و حدودا 100 فایل به دست آمده را در یک فایل اکسل ادغام (merge) می کرد.

          سپس ما رباتی را تهیه طراحی کردیم که طبق الگوریتم مورد نظر تیم حسابداری، داده ها را از فایل اکسل قرائت کرده و در نرم افزار حسابداری ثبت کند. ثبت موفق هر یک از سطرهای محصول به فروش رسیده کمتر از 10 ثانیه به طول می انجامید. حال خیلی کوتاه محاسبه می کنیم که چقدر در این فرایند صرفه جویی زمانی رخ داده است.

ثبت رباتی (10 ثانیه) x 1000 ثبت در روز = حدودا 2.5 ساعت

برخی از مزایای عمده این پروژه برای سازمان را در تصویر زیر مشاهده بفرمایید:

robotic process automation