مطالعه موردی پروژه RPA پیاده شده در شرکت آزمایشگاه فنی خاک و مکانیک
پروژه بررسی مغایرت صورت های مالی
معرفی سازمان
شرکت آزمایشگاه فنی و مکانیک خاک در سال 1334 برای اولین بار با نام شرکت مهندسین مشاور جان و مولم جهت تحقیق و مطالعه خاک‌های ایران در ساخت راه‌های اصلی تحت عنوان آزمايشگاه خاک شناسی در دانشکده فنی دانشگاه تهران فعالیت خود را آغاز نمود. در سال 1342 به استناد مصوبه شماره 4296 هیئت وزیران با نام آزمايشگاه فنی و خاک شناسی تغییر نام یافت. در سال 1350 این مرکز به دلیل حجم بالای پروژه های بخش عمرانی، راه سازی و سایر پروژه های مرتبط با وزارت راه و ترابری و مصوبه شماره 144914 هيئت وزیران با نام آزمايشگاه فنی و مکانيک خاک به وزارت راه و ترابری انتقال یافت. سپس در سال 1363 اساسنامه آن با نام شرکت سهامی آزمايشگاه فنی و مکانیک خاک به تصويب مجلس شورای اسلامی و به تاييد شورای محترم نگهبان رسید.
مقدمه
یکی از رایج‌ترین مشکلات سازمان های بزرگ، سروکار داشتن با حجم بسیار زیاد داده هاست. حال این داده ها ممکن است مربوط به اسناد مالی، حسابداری، تجاری و غیره باشد. زمانی که سازمانی دارای شعب متعدد در سراسر کشور باشد، تمرکز بر جمع آوری داده ها و یکسان سازی آنها نیز چالش برانگیز خواهد شد.
در نمونه حاضر، مشکل شناسایی شده به این ترتیب بود که در پایان ماه های مالی، شرکت آزمایشگاه خاک فایل اکسلی را در قالب یک عدد سی دی از طرف بانک مرکزی دریافت می کرد. این فایل اکسل شامل اطلاعات مالی و وجوه واریزی به حساب سازمان می شد.
به تصویر زیر توجه کنید:
همانطور که مشاهده می فرمایید، فایل دریافتی از بانک مرکزی به شدت بهم ریخته و نا مرتب است. پرسنل سازمان پس از مرتب سازی داده ها، اقدام به چاپ این فایل در قالب کاغذ می کردند و آماده بررسی داده های آن می شدند. یک فایل معمولی بانک حداقل شامل 50 هزار رکورد اکسلی می شود که پس از چاپ قریب به 300 برگه سایز A4 می گردد.
در ادامه، اعضای سازمان، فایل های اکسل دیگری را از شعب استان ها دریافت می کردند که دربرگیرنده اطلاعات مالی و وجوه واریزی از طرف هر شعبه می شد. یعنی هر ماه 30 فایل اکسل (تعداد هر شعبه در استان ها) از شعب دریافت می شود.
خوب، بحران اصلی زمانی رخ می داد که باید این سری از فایل ها را نیز چاپ می کردند و سپس تک تک داده ها را از فایل های چاپی شعب استان با تک تک داده های فایل بانک مرکزی مقایسه کنند.
تا اینجای کار با صورت مساله آشنا شدیم. در ادامه به بررسی مشکلات موجود در این روش می پردازیم.
تشریح فرایند سنتی و رایج سازمان
شرایطی را در نظر بگیرید که 5 نفر از اعضای سازمان با دو دسته عظیم فایل های چاپ شده بر روی کاغذ روبرو هستند. دسته اول شامل اطلاعات مالی بانک مرکزی، و دسته دوم دربرگیرنده اطلاعات وجوه واریزی شعب استان هاست. این اعضا باید بصورت مقابله‌ای، سطر به سطر داده ها را بر اساس قیمت، شماره حساب، تاریخ، شعبه و غیره، فیلتر و بررسی کنند. نکات مشابه را با خودکار یا ماژیک علامت بزنند و پس از بررسی هزاران رکورد مالی، گزینه هایی که اضافه مانده و علامت نخورده را با عنوان مغایرت های مالی شناسایی کنند.
راهکارهای پیشنهادی
برنامه نویسان شرکت بهسازان سامانه ای نرم افزاری برای برطرف سازی این مشکل ارائه کردند.
این سامانه نرم افزاری در یک طرف فایل بانک را دریافت کرده و در طرف دیگر فایل اکسل هر شعبه را دریافت می کند. اوپراتور این سامانه پس از انتخاب فایل ها، می تواند فیلتر های مورد نیاز را تنظیم کند تا بررسی ها بر آن اساس صورت پذیرد. به عنوان مثال، ستون دوم فایل بانک، با ستون پنجم فایل شعب مورد مقایسه قرار گیرد، و یا محتویات سلول های ستون ها، شامل مقدار عددی یا حروفی خاصی باشد.
این سامانه میتواند سنگین ترین بررسی ها و مقایسه ها را در کمتر از 5 ثانیه ارائه کند. این ارائه و بررسی آنقدر دقیق است که بصورت مقابله ای میتواند مغایرت ها را بصورت لحظه‌ای (real-time) نمایش دهد تا اوپراتور به سادگی در فایل مرجع خارج از نرم افزار هم آن را پیدا کند.
در نهایت از هر یک از نتیجه های فیلتر شده می تواند خروجی اکسل گرفت. مثلا پس از یافتن مغایرت ها، آنها را در قالب فایل اکسل ذخیره و یا پرینت کرد.